Tiimin joululounas on vuoden kohokohta, joka parhaimmillaan vahvistaa yhteishenkeä ja antaa kaikille mahdollisuuden hengähtää kiireisen syksyn jälkeen. Kun tilaisuus järjestetään vuokratussa tilassa oman toimiston ulkopuolella, tunnelma on heti erilainen ja arki jää hetkeksi taakse. Tämä opas käy läpi käytännön askeleet siitä, miten järjestät onnistuneen joululounaan tiimille vuokratussa tilassa, alkaen tilan valinnasta aina siivoukseen asti.
Valitse sopiva tila ennen suunnittelua
Tilan valinta on koko prosessin tärkein päätös, ja se kannattaa tehdä ennen kuin muuta aletaan suunnitella. Väärä tila voi tehdä parhastakin ohjelmasta hankalaa, kun taas oikea tila tekee järjestämisestä helppoa. Mieti ensin, kuinka monta henkilöä tilaisuuteen osallistuu, mitä tekniikkaa tarvitaan ja onko tarjoilu mahdollista järjestää paikan päällä.
Kokoustila joululounasta varten kannattaa varata hyvissä ajoin, erityisesti joulukuussa, kun kysyntä on suurimmillaan. CatMarina Kiinteistöt tarjoaa kokoustiloja Hollolassa kahdessa sijainnissa: Tarmontie 5 ja Mestarinkatu. Molempiin tiloihin mahtuu enintään 25 henkilöä, ja ne sijaitsevat valtatien 12 varrella lähellä Lahtea, eli kulkuyhteydet ovat hyvät niin omalla autolla kuin julkisilla liikennevälineillä. Tilat soveltuvat erinomaisesti pikkujouluihin, joululounaisiin ja yrityksen joulujuhliin.
- Varmista tilan kapasiteetti suhteessa osallistujamäärään
- Tarkista, onko kokoustekniikka valmiina käyttöön
- Selvitä, onko tarjoilu mahdollista järjestää tilassa tai tilaajan toimesta
- Kysy joustavuudesta: voiko tilaa somistaa tai muokata tilaisuuden mukaan
Kun tila on valittu ja varaus tehty, sinulla on selkeä kehys, jonka ympärille koko tilaisuus rakentuu.
Suunnittele aikataulu ja kutsu tiimi
Kun vuokrattu tila on varmistunut, on aika rakentaa tilaisuudelle selkeä aikataulu ja lähettää kutsut. Hyvä kutsu kertoo kaiken oleellisen yhdellä silmäyksellä: milloin, missä, mitä tapahtuu ja mitä osallistujilta odotetaan.
- Määritä tilaisuuden alkamis- ja päättymisaika sekä varaa tilalle riittävästi aikaa myös valmisteluun ja siivoukseen
- Lähetä kutsu vähintään kaksi viikkoa etukäteen, jotta kaikilla on mahdollisuus järjestää osallistuminen
- Pyydä osallistujia ilmoittamaan mahdolliset ruoka-aineallergiat tai erityisruokavaliot
- Muistuta osallistujia muutama päivä ennen tilaisuutta
Selkeä aikataulu auttaa kaikkia valmistautumaan ja estää sen, että lounas venyy hallitsemattomasti. Varaa saapumiselle ja epäviralliselle juttelulle oma aikansa ennen ruokailua, sillä se luo rennon tunnelman heti alusta.
Järjestä ruoka ja juoma vuokrattuun tilaan
Ruoka on joululounaan sydän, ja sen logistiikka kannattaa suunnitella huolella etukäteen. Vuokratussa toimitilassa tarjoilun järjestäminen onnistuu useammalla tavalla riippuen tilan varustelusta ja omista resursseista.
Selvitä ensin, mitä tila tarjoaa valmiiksi. CatMarinan kokoustiloissa on saatavilla kokoustarjoilut, mikä helpottaa järjestelyjä huomattavasti. Jos tilaat tarjoilut ulkopuolelta, varmista kuljetuksen ajoitus niin, että ruoka saapuu oikeaan aikaan ja oikeassa lämpötilassa.
- Päätä tarjoilun muoto: noutopöytä, catering-palvelu vai itse tuotu ruoka
- Huomioi kaikki erityisruokavaliot, jotka selvitit kutsuvaiheessa
- Varmista, että tilassa on riittävästi astioita, laseja ja serviettejä
- Varaa alkoholittomat juomavaihtoehdot kaikille osallistujille
- Sovi etukäteen, kuka ottaa tarjoilun vastaan ja huolehtii sen asettelusta
Kun ruokajärjestelyt on hoidettu kuntoon etukäteen, voit itse keskittyä tilaisuuden isäntänä olemiseen sen sijaan, että juokset viime hetken asioiden perässä.
Somista ja valmistele tila joulutunnelmaan
Pienikin panostus tunnelmaan tekee vuokratusta kokoustilasta juhlatilan. Somistaminen ei vaadi suurta budjettia, mutta se vaatii etukäteissuunnittelua ja sen, että tiedät, mitä tilaan saa tuoda.
Kysy tilavuokraajalta etukäteen, mitä somistuksia tilaan saa asentaa ja mitä rajoituksia mahdollisesti on. Useimmissa tiloissa kevyet koristeet ovat täysin sallittuja.
- Kynttilät ja lyhyt valaistus luovat helposti joulutunnelmaa
- Havuoksat, kävyt ja muut luonnonmateriaalit ovat kestäviä ja edullisia
- Pöytäkorttien ja nimikylttien avulla istumajärjestys on helppo hallita
- Taustamusiikki, joulumusiikki tai rauhallinen instrumentaali luo tunnelmaa ilman vaivaa
Varaa somistamiseen riittävästi aikaa ennen tilaisuuden alkua. Jos tilan varausaika alkaa vasta tuntia ennen vieraita, pidä somistus yksinkertaisena ja nopeasti toteutettavana.
Lisää ohjelmaa lounaan yhteyteen
Pelkkä syöminen riittää monelle, mutta pieni ohjelma tai yhteinen aktiviteetti tekee tilaisuudesta mieleenpainuvamman. Ohjelman ei tarvitse olla monimutkaista, parhaimmillaan se on spontaania ja tiimiä yhteen kokoavaa.
Pidä ohjelma sopusoinnussa tilaisuuden luonteen kanssa. Joululounas on rento yhteinen hetki, ei pakollinen tiimipäivä, joten keveys toimii parhaiten.
- Lyhyt vuoden katsaus: mitä tiimi on saavuttanut, kerrottuna positiivisessa hengessä
- Tietovisa tai jouluaiheinen arvaus, joka ei vaadi erikoisvälineitä
- Pieni lahjakorttiarpajainen tai yhteinen lahja tiimille
- Vapaa seurustelu ilman pakotettua ohjelmaa, usein paras vaihtoehto
Kun ohjelma on kevyttä ja vapaaehtoista, kaikki osallistuvat omalla tavallaan ja tunnelma pysyy rentona koko lounaan ajan.
Siivoa ja palauta tila sovitussa kunnossa
Tilaisuuden onnistuminen mitataan myös sillä, miten tila jätetään. Huolellinen siivous on sekä kohteliaisuus tilavuokraajaa kohtaan että käytännön velvollisuus vuokrasopimuksen mukaan. Varmista jo varausvaiheessa, mitä siisteyden suhteen odotetaan.
- Kerää kaikki somisteet ja ota ne mukaasi
- Poista ruoantähteet ja vie roskat sovittuun paikkaan
- Pyyhi pöydät ja pinnat puhtaiksi
- Tarkista, että kalusteet ovat alkuperäisillä paikoillaan
- Ilmoita tilavuokraajalle, jos tilaisuuden aikana on tapahtunut jotain, joka vaatii huomiota
Kun tila palautetaan sovitussa kunnossa, varmistat sujuvan yhteistyön myös tulevaisuudessa. Hyvin hoidettu vuokrasuhde tarkoittaa, että sama tila on helppo varata uudelleen ensi vuoden tiimin joululounasta varten.
Haluatko järjestää joululounaan tiimille Hollolassa tai Lahden seudulla? CatMarinan kokoustilat Tarmontie 5:ssä ja Mestarinkadulla ovat valmiina käyttöön kokoustekniikoineen ja tarjoiluineen. Ota yhteyttä ja kysy lisätietoja tai tee varaus suoraan.
