Hybridityö vähentää toimistotilan tarvetta, mutta ei poista sitä. Yritykset, joissa osa henkilöstöstä työskentelee etänä osan ajasta, tarvitsevat yhä fyysisen toimiston yhteistyötä, asiakastapaamisia ja tiimityötä varten. Ratkaisevaa on se, minkälaisia tiloja tarvitaan ja kuinka joustavia ne ovat. Tässä artikkelissa käymme läpi hybridityön konkreettiset vaikutukset toimistotilan tarpeeseen ja siihen, mitä yrityksen kannattaa ottaa huomioon tilaa valitessaan tai mitoittaessaan.
Kuinka paljon toimistotilaa hybridityö todellisuudessa vaatii?
Hybridityö ei automaattisesti puolita toimistotilan tarvetta. Käytännössä tila mitoitetaan sen mukaan, kuinka moni henkilöstöstä on toimistolla samanaikaisesti enimmillään, ei koko henkilöstömäärän mukaan. Jos 20 hengen tiimistä on toimistolla kerrallaan enintään 12, riittävä tila voi olla selvästi perinteistä 20 hengen toimistoa pienempi.
Tilantarpeeseen vaikuttavat kuitenkin muutkin tekijät kuin pelkkä läsnäoloaste. Neuvottelu- ja yhteistyötilat voivat olla hybridityössä jopa suuremmassa käytössä kuin perinteisessä toimistossa, koska toimistopäivät käytetään juuri yhteisiin palavereihin. Toisaalta henkilökohtaisia työpisteitä voidaan vähentää ja siirtyä jaettuihin pöytiin eli niin sanottuun hot desking -malliin.
Yrityksen kannattaa selvittää ennen päätöksentekoa, mitkä viikonpäivät ovat ruuhkaisimpia ja minkälainen tyypillinen toimistopäivä näyttää. Tämä data ohjaa mitoitusta paremmin kuin pelkkä päämieslaskenta.
Mitä tilatyyppejä hybridityöskentely edellyttää toimistolta?
Hybridityötä tukeva toimisto tarvitsee ennen kaikkea joustavia yhteistyötiloja, ei pelkästään rivistöjä työpisteitä. Toimiston rooli muuttuu: siitä tulee paikka, jonne tullaan tekemään asioita yhdessä, ei istumaan hiljaa omalla paikalla.
Käytännössä hybridityöympäristö edellyttää toimistolta tyypillisesti seuraavia tilatyyppejä:
- Neuvotteluhuoneet ja kokoustilat, joissa on hyvät videoyhteydet etäosallistujia varten
- Puhelinkopit tai hiljaisen puhelun tilat, joissa voi soittaa häiritsemättä muita
- Avoimet yhteistyöalueet tiimityötä ja spontaania vuorovaikutusta varten
- Joustavat työpisteet, joita ei ole sidottu tietylle henkilölle
- Taukotilat ja sosiaaliset alueet, jotka tukevat yhteisöllisyyttä
Pelkät avokonttoripisteet eivät riitä, jos toimistolla käydään pääasiassa pitämässä palavereita. Vastaavasti pelkät neuvotteluhuoneet eivät palvele, jos osa henkilöstöstä tarvitsee myös rauhallisen paikan keskittymiseen. Hyvä hybriditoimisto tarjoaa molempia.
Kannattaako yrityksen pienentää toimistotilaansa hybridityön myötä?
Toimistotilan pienentäminen voi olla järkevää, mutta se riippuu siitä, onko hybridityö vakiintunut pysyväksi käytännöksi vai tilapäiseksi järjestelyksi. Jos henkilöstöstä selvästi alle puolet on toimistolla samanaikaisesti säännöllisesti, pienempään tilaan siirtyminen voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä.
Ennen päätöstä kannattaa kuitenkin arvioida ainakin nämä asiat:
- Onko hybridimalli kirjattu työsopimuksiin tai yrityksen käytäntöihin pysyvästi?
- Onko henkilöstömäärä kasvussa lähivuosina?
- Kuinka paljon toimistoa käytetään asiakastapaamisia varten?
- Vaarantaako pienentäminen tiimien yhteisöllisyyden tai rekrytointikyvyn?
Liian nopea pienentäminen voi kostautua, jos hybridikäytännöt muuttuvat tai yritys kasvaa. Toisaalta tarpeettoman suuri toimisto on turha kustannus. Joustava vuokrasopimus tai mahdollisuus muokata tilaa tarpeen mukaan on tässä tilanteessa erityisen arvokas.
Miten toimistotilan joustavuus sopeutuu muuttuviin hybridityötarpeisiin?
Toimistotilan joustavuus tarkoittaa käytännössä kahta asiaa: tilojen fyysistä muunneltavuutta ja vuokrasopimuksen joustoa. Hybridityöympäristössä yrityksen tarpeet voivat muuttua nopeasti, joten kumpikin ulottuvuus on tärkeä.
Fyysinen muunneltavuus tarkoittaa, että tilaa voidaan jakaa tai yhdistää tarpeen mukaan. Esimerkiksi kevyiden väliseinien siirtäminen mahdollistaa sen, että sama neliömäärä palvelee eri tavoin eri tilanteissa. Tämä on erityisen hyödyllistä kasvavalle yritykselle tai sellaiselle, jonka tiimitarpeet vaihtelevat projekteittain.
Vuokrasopimuksen jousto puolestaan tarkoittaa, että yritys voi sopeuttaa tilankäyttöään ilman pitkiä sitoutumisaikoja tai raskaita muutostöitä. Kiinteistöissä, joissa on valmiiksi eri kokoisia tiloja ja mahdollisuus laajentaa tai supistaa, yrityksen ei tarvitse tehdä pitkäaikaisia sitoumuksia epävarmassa tilanteessa.
Sopivaa toimistotilaa yrityksille valitessa kannattaa kysyä vuokranantajalta suoraan, miten tilaa voidaan muokata ja millä ehdoilla pinta-alaa voidaan tarvittaessa lisätä tai vähentää.
Milloin hybridityöyritykselle sopii coworking-tila oman toimiston sijaan?
Coworking-tila on hyvä vaihtoehto silloin, kun yrityksen toimistontarve on epäsäännöllistä, henkilöstömäärä on pieni tai yritys on vasta kasvuvaiheessa eikä pitkäaikainen vuokrasopimus tunnu järkevältä. Coworking tarjoaa joustoa ilman sitoutumista.
Oma toimisto puolestaan kannattaa silloin, kun:
- Yrityksellä on säännöllisesti useita henkilöitä paikalla samanaikaisesti
- Toiminta edellyttää luottamuksellisuutta tai erityisiä tilavaatimuksia
- Asiakastapaamisia järjestetään toistuvasti
- Yrityksen brändi tai kulttuuri hyötyy omasta, tunnistettavasta tilasta
Joillekin yrityksille paras ratkaisu on yhdistelmä: pieni oma toimisto perustoimintaa varten sekä jaetut kokoustilat tai coworking-pöytäpaikat etätyöntekijöille satunnaiseen toimistokäyttöön. CatMarinan Toimistohotelli tarjoaa tähän joustavan ratkaisun, jossa samasta paikasta löytyy niin yksityisiä huoneita kuin jaettuja coworking-pisteitäkin.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta neliötä per henkilö tarvitaan hybriditoimistossa?
Hybriditoimistossa suositeltava mitoitus on tyypillisesti 8–12 neliötä per samanaikainen käyttäjä, kun perinteisessä toimistossa luku on usein 15–20 neliötä. Tarkkaan mitoitukseen vaikuttavat toimiala, työn luonne ja se, kuinka paljon tilaa neuvotteluhuoneet ja yhteiset alueet vievät.
Voiko hybridityöntekijä käyttää toimistoa ilman kiinteää työpistettä?
Kyllä, ja monessa hybridimallissa tämä on tarkoituksellinen valinta. Hot desking eli jaetut, varattavat työpisteet toimivat hyvin, kun henkilöstö ei ole toimistolla joka päivä. Edellytyksenä on hyvä varausjärjestelmä ja riittävä pisteiden määrä suhteessa toimistopäivien huippukuormaan.
Miten hybridityö vaikuttaa toimistovuokrasopimuksen pituuteen?
Hybridityö lisää tarvetta joustavammille sopimusehdoille, koska tilan tarve voi muuttua nopeammin kuin ennen. Yritykset hakevat yhä useammin lyhyempiä sopimuksia tai mahdollisuutta muuttaa tilakokoa sopimuskauden aikana. Tämä kannattaa neuvotella vuokranantajan kanssa etukäteen.
Kannattaako hybridityöyritykselle ottaa suurempi vai pienempi tila kuin tällä hetkellä tarvitaan?
Jos yritys on kasvuvaiheessa, hieman suurempi tila voi olla viisas valinta, kunhan se on kustannuksiltaan kestävä. Jos henkilöstömäärä on vakaa tai laskussa, tiukempi mitoitus säästää kuluja. Ratkaisevaa on löytää tila, jota voidaan muokata tarpeen mukaan ilman suuria muutostöitä.
Miten toimiston sijainti vaikuttaa hybridityön toimivuuteen?
Sijainti korostuu hybridityössä, koska toimistolla käydään harkitusti, ei pakosta. Helppo saavutettavuus julkisilla tai autolla sekä riittävät pysäköintitilat vähentävät kynnystä tulla toimistolle. Huono sijainti voi johtaa siihen, että toimisto jää käyttämättä, vaikka se olisi muuten hyvin varusteltu.
Jos yrityksesi hybridityömalli on muuttumassa tai etsit toimistotilaa, joka joustaa tarpeittesi mukaan, ota yhteyttä CatMarina Kiinteistöihin ja kerro tilanteestasi. Käydään yhdessä läpi, millainen tila palvelee teidän hybridimallianne parhaiten.
