Työmaan läheisyys vaikuttaa väliaikaisen toimitilan valintaan ennen kaikkea logistiikan, henkilöstön liikkumisen ja projektin aikataulun kautta. Mitä lähempänä tila sijaitsee aktiivista työmaata, sitä sujuvammin koordinointi, tavaravirrat ja tiimien välinen yhteistyö toimivat. Alla käymme läpi käytännön kysymykset, jotka ohjaavat oikean tilapäisen toimistotilan tai projektitiimin tukikohdan valintaa.
Mitä tekijöitä työmaan läheisyys tuo toimitilan valintaan?
Työmaan läheisyys nostaa toimitilan valinnassa etusijalle sijainnin toimivuuden arjen operaatioiden kannalta: kuinka nopeasti henkilöstö pääsee työmaan ja toimiston välillä, miten tavaratoimitukset saadaan organisoitua ja onko pysäköinnille riittävästi tilaa. Nämä tekijät ovat rakennusliikkeelle tai urakoitsijalle usein tärkeämpiä kuin esimerkiksi tilan viimeistelyaste.
Käytännössä työmaan läheisyys tarkoittaa, että projektipäälliköt, työnjohtajat ja alihankkijat voivat liikkua toimiston ja kentän välillä ilman kohtuuttomia siirtymiä. Tämä säästää aikaa ja vähentää virheiden riskiä, kun tiedonkulku nopeutuu. Lisäksi väliaikaisen toimitilan tulee usein kestää raskaampaa käyttöä kuin tavanomaisen toimistotilan: saapuvia ja lähteviä ihmisiä on enemmän, tilassa saatetaan säilyttää pieniä tarvikkeita tai dokumentteja, ja kokoustiloihin kokoontuu eri urakoitsijoiden edustajia lyhyellä varoitusajalla.
Pysäköinti on yksi aliarvioiduimmista tekijöistä. Kun useita alihankkijoita kokoontuu samaan projektikokoukseen, riittävä pysäköintialue on välttämätön. Myös tavaraliikenteen sujuvuus kannattaa selvittää etukäteen: onko kiinteistön pihalla tilaa kuorma-autoille tai pakettiautoille, ja onko lastauslaitureita tarvittaessa saatavilla?
Kuinka kauan väliaikainen toimitila yleensä tarvitaan?
Väliaikainen toimitila rakennusprojektille tarvitaan tyypillisesti projektin keston ajan, joka vaihtelee muutamasta kuukaudesta useaan vuoteen. Lyhyissä saneeraushankkeissa tarve voi olla kolmesta kuuteen kuukautta, kun taas laajat infrastruktuuriprojektit tai suuret rakennushankkeet voivat edellyttää tilapäistä toimistotilaa kahdesta kolmeen vuodeksi.
Projektin kesto on harvoin täysin ennustettavissa. Rakennushankkeet viivästyvät sääolosuhteiden, lupakäsittelyjen tai toimitusketjujen häiriöiden vuoksi, joten väliaikaisen toimitilan sopimukseen kannattaa sisällyttää joustavuus pidentää tai lyhentää vuokra-aikaa. Tämä tekee sopimusehdoista erityisen tärkeän neuvottelukohdan.
Lyhyissä projekteissa, kuten kiinteistöhuollon tai ylläpitourakoinnin yhteydessä, tarve voi olla vieläkin lyhyempi: muutama viikko tai yksittäinen työvaihe. Tällöin kuukausittain irtisanottava sopimus on käytännöllisin ratkaisu, sillä se ei sido yritystä pitkäksi aikaa.
Millainen toimitila sopii parhaiten työmaan viereen?
Työmaan viereen parhaiten sopii toimitila, joka yhdistää toimistokäytön ja käytännön projektinhallinnan tarpeet: riittävä kokoustila tiimipalavereihin, hyvät yhteydet sekä mahdollisuus säilyttää dokumentteja ja pieniä tarvikkeita. Tilan ei tarvitse olla edustava, mutta sen on oltava toimiva ja helposti saavutettava.
Projektitoimistolta odotetaan ennen kaikkea toimivuutta. Keskeisiä ominaisuuksia ovat:
- Riittävä neliömäärä työnjohdolle ja mahdollisille alihankkijoiden edustajille
- Kokoustila tai erillinen neuvotteluhuone lyhytaikaisiin palavereihin
- Hyvät tietoliikenneyhteydet, erityisesti nopea internet
- Helppo sisäänkäynti ja kulunvalvonta epäsäännöllisille käyttöajoille
- Riittävä pysäköinti useammalle ajoneuvolle samanaikaisesti
Jos projekti edellyttää myös tavaroiden tai materiaalien väliaikaista säilytystä, kannattaa selvittää, onko samassa kiinteistössä tai sen läheisyydessä saatavilla varastotilaa. Yhdistelmä, jossa projektitoimisto ja pienvarasto sijaitsevat samassa paikassa, vähentää logistista hallintaa merkittävästi.
Miten sijainti vaikuttaa henkilöstön liikkumiseen työmaan aikana?
Toimitilan sijainti vaikuttaa suoraan siihen, kuinka paljon henkilöstö käyttää aikaa siirtymisiin työmaan ja toimiston välillä. Lyhyt matka tarkoittaa, että työnjohtajat voivat käydä toimistolla kesken päivän tarkistamassa dokumentteja tai pitämässä palaverin ilman, että se vie kohtuuttomasti tuotantoaikaa.
Erityisesti tilanteissa, joissa työmaa sijaitsee Lahden tai Hollolan alueella, kannattaa etsiä väliaikaista toimitilaa samalta teollisuus- tai yritysalueelta tai sen välittömästä läheisyydestä. Hyvä tieverkko ja selkeät kulkureitit pienentävät siirtymäajan merkitystä, mutta eivät poista sitä kokonaan.
Henkilöstön liikkumista suunniteltaessa kannattaa huomioida myös se, millä kulkuvälineillä tiimi liikkuu. Jos alihankkijat saapuvat omilla pakettiautoillaan, pysäköintitilaa tarvitaan enemmän. Jos osa henkilöstöstä käyttää julkista liikennettä, toimitilan sijainti liikenteen solmukohtien lähellä on etu.
Mitä joustavuutta väliaikaisen toimitilan sopimukselta kannattaa vaatia?
Väliaikaisen toimitilan sopimukselta kannattaa vaatia lyhyttä irtisanomisaikaa, mahdollisuutta laajentaa tai pienentää tilaa projektin edetessä sekä selkeää käytäntöä sopimuksen pidentämiselle. Rakennusprojektien aikataulu elää, joten jäykät, pitkäaikaiset vuokrasopimukset voivat muodostua kalliiksi.
Käytännön joustavuus tarkoittaa useimmiten seuraavia sopimusehtoja:
- Lyhyt irtisanomisaika, esimerkiksi yksi tai kaksi kuukautta, jotta sopimus voidaan päättää projektin valmistuessa
- Mahdollisuus muokata tilaa, kuten lisätä tai poistaa väliseiniä, jos tiimitarpeet muuttuvat
- Optio jatkaa sopimusta ilman uutta neuvottelukierrosta, jos projekti pitkittyy
- Selkeä tilojen luovutuskäytäntö, jotta projektin päättyessä ei synny epäselvyyksiä kunnosta tai siivouksesta
Ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa myös varmistaa, mitä palveluita vuokraan sisältyy: kuuluvatko siivous, internet, sähkö ja mahdolliset kokoustilavaraukset vuokrahintaan vai laskutetaanko ne erikseen? Selkeä kustannusrakenne helpottaa projektin budjetointia.
Lisää käytännön ohjeita väliaikaisten tilojen valintaan löydät väliaikaisten toimitilojen oppaastamme rakennusprojekteille Lahden seudulla.
Mistä löytää sopivan väliaikaisen toimitilan Lahdessa tai Hollolassa?
Sopivan väliaikaisen toimitilan Lahdessa tai Hollolassa löytää parhaiten ottamalla suoraan yhteyttä alueen kiinteistöyhtiöihin, jotka tarjoavat joustavia vuokraehtoja ja erikokoisia tiloja. Päijät-Hämeen alueella toimii useita kiinteistönhallinnoijia, joilta löytyy sekä toimistotiloja että teollisuus- ja varastotiloja lyhytaikaiseen käyttöön.
CatMarina Kiinteistöt hallinnoi Lahden ja Hollolan alueella noin 40 000 neliömetriä vuokrattavaa toimitilaa, joihin kuuluu toimistotiloja, kokoustiloja, teollisuushalleja sekä pienvarastoja. Tilojen kokoja ja järjestelyjä voidaan muokata projektin tarpeiden mukaan, mikä tekee niistä käytännöllisen vaihtoehdon rakennusprojektien väliaikaiseen toimistokäyttöön tai varikoksi. Salpakankaan teollisuusalue sijaitsee logistisesti erinomaisella paikalla Lahti-Tampere-tien varrella, mikä sopii erityisesti projekteille, joissa tavaraliikenteen sujuvuus on keskeistä.
Kun etsit tilapäistä toimistotilaa tai projektitiimin tukikohtaa Lahden seudulta, kannattaa selvittää seuraavat asiat jo ensimmäisessä yhteydenotossa:
- Tarvittava pinta-ala ja tilatyyppi (toimisto, varasto tai yhdistelmä)
- Projektin arvioitu kesto ja toivottu irtisanomisaika
- Pysäköintitarpeet ja mahdollinen tarve raskaalle liikenteelle
- Erityisvaatimukset, kuten kulunvalvonta tai kokoustilojen käyttö
Mitä tarkemmin pystyt kuvailemaan tarpeesi, sitä nopeammin kiinteistöyhtiö voi tarjota sopivan ratkaisun. Ota yhteyttä CatMarina Kiinteistöihin ja kerro projektisi tarpeet, niin kartoitetaan yhdessä sopivin tilaratkaisu.
